关于印发《浙江省粮食行业协会证章管理制度》的通知
各位会员:
《浙江省粮食行业协会证章管理制度》修订稿已于前期在省粮协第五届理事会微信群征求意见。征求期间未收到异议,线上审议通过。现予以印发。
浙江省粮食行业协会
2026年8月24日
浙江省粮食行业协会证章管理制度
第一章 总则
第一条 为规范协会证章全流程管理,防范运营风险,维护协会合法权益与公信力,依据《社会团体登记管理条例》《社会团体印章管理规定》及浙江省社会团体属地管理相关规定,结合本协会实际,制定本制度。
第二条本制度适用于协会所有实体及电子证章,全体工作人员、分支机构均须严格执行。证章包含:协会公章、合同专用章等行政印章;财务专用章、发票专用章等财务印章;法定代表人个人名章;社团法人登记证书、各类资质及自制制式证书;电子公章、电子合同章等电子证章及其他备案证章。
第三条证章管理遵循统一监管、专人保管、分级审批、全程留痕、权责对等原则。协会秘书处为归口管理部门,负责制度落实、台账管理、合规自查及属地报备工作,指定专职人员负责日常保管与使用登记。
第二章 印章刻制、备案与启用
第四条地方性社会团体的印章为圆形、直径四点二厘米,中央刊五角星,五角星外刊协会名称,自左而右环行;各类专用印章严格按照公安、民政规范刻制,所有印章名称必须与登记核准名称一致,严禁使用简称。
第五条严禁任何部门及个人私自刻制、仿制印章。需新刻印章的,由秘书处提交申请,经常务理事会或理事会审议通过,凭登记机关证明向属地公安备案核准,在指定合规单位刻制。
第六条新刻印章须在15个工作日内完成公安、民政、业务指导单位备案,留存印模并建立印章管理台账,明确备案信息、保管人及启用时间。未备案、未存档印章一律不得启用。
第七条电子印章依据《电子签名法》及浙江省相关规定管理,由秘书处统一对接合规平台,完成备案授权,明确使用权限与管理人,实现全程可溯源、可监管。
第三章 证章使用审批规范
第八条严格执行“先审批后用印”的原则,无审批、无登记、材料不全的,一律不得用印、出借证件,严禁私自、越权、违规用印。
第九条申请人填写《用印申请单》,注明用印事由、用印文件名称及份数等信息并附完整文件,按权限逐级审批;印章保管人核对无误后登记台账、完成用印,所有审批材料、用印文件统一归档留存备查。
第十条证章使用审批权限:
1.协会公章:使用协会公章由秘书长审批;
2.重大事项:涉及章程修订、重大合同、大额协议、诉讼材料等,经理事会审议后由秘书长审批;
3.合同专用章:一般业务合同由分管业务领导审核、秘书长批准;
4.财务类印章:由财务负责人审核、秘书长批准,严格执行印鉴分管制度;
5.法定代表人名章:须经法定代表人本人签字确认后方可使用;
6.资质证书:对外使用须经秘书长审批,复印件必须标注用途及“再次复印无效”字样;
7.电子印章:审批权限与实体印章一致,系统自动留痕、台账人工复核。
第十一条严禁在空白材料、虚假材料上用印;严禁超审批范围使用证章;严禁私自复制、外传证书及电子证章资料。
第十二条印章保管人应当严格审核用印手续,核对文件与事由一致性;亲自操作用印,保证签章规范清晰;详实登记使用台账,完整归档审批及用印资料,发现异常立即上报。
第四章 证章保管与安全管理
第十三条协会公章、证件、电子印章由秘书处专人保管;严格落实财务印鉴分管制,财务专用章与法定代表人名章分人保管。所有保管人员须签订《证章安全保管责任书》,明确岗位职责与追责条款。
第十四条实体证章统一存放专用保密保险柜,钥匙专人管理;工作人员离岗、下班时须锁存证章、排查安全隐患。电子印章实行专人专号、定期改密、风控预警,严禁转借账号、远程违规操作。
第十五条证章原则上不得带离办公场所。特殊情况需外出使用的,须提交书面申请,经秘书长审批,由保管人与经办人双人同行全程监管,使用完毕当日归还、登记销号。
第十六条保管人员轮岗、离职须办理正式交接,由秘书长监交,核对证章、台账、权限及设备,签署交接登记表,未完成交接不得离岗。
第五章 证章变更、遗失与销毁
第十七条协会名称、法人、资质信息变更时,由秘书处按省市监管要求,完成证章变更备案、新证刻制及旧证回收工作。
第十八条证章遗失、被盗、损毁的,保管人应立即上报并向公安部门报案,及时发布作废声明,按流程补办备案,全程留存资料并追溯相关责任。
第十九条作废、过期证章由秘书处统一回收登记,作废印章按规定上交登记管理机关集中封存销毁,全程备案留存台账及影像资料,严禁私自留存、处置作废证章。
第六章 责任追究
第二十条对私自刻制、违规用印、越权使用、保管失职、台账缺失、私自外传证章资料、交接弄虚作假等违反本制度及国家、省市监管规定的行为,一律认定为违规。
第二十一条轻微违规予以批评警示、限期整改;造成协会损失或声誉损害的,追究岗位责任及经济赔偿责任;涉嫌违法的,移交相关部门依法追责,监管缺位管理人员承担连带管理责任。
第七章 附则
第二十二条本制度未尽事宜,按照国家及浙江省社会团体相关法律法规执行,条款与最新规定冲突的,以法定新规为准。
第二十三条本制度由协会秘书处负责解释与修订。
第二十四条本办法经常务理事会或理事会(线上或线下)审议通过,自印发之日起施行,原有相关管理规定与本制度不一致的,以本版本为准。
附件:
浙江省粮食行业协会用印申请单
申请人 | 申请时间 | |||
用印类型 | □公章 □合同专用章 □财务专用章 □发票章 □法人手章 □电子印章 □证书使用 | |||
用印事由 | □公文函件 □业务合同 □财务票据 □资质证明 □诉讼材料 □章程/制度 □其他: | |||
文件名称 | 份数: | |||
审批意见 | 年 月 日 | |||