关于印发《乐清市市直单位纸质档案数字化实施细则》和《乐清市市直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》的通知
|
各镇党委、政府,各街道党工委、办事处,市机关直属各单位: 为适应全市信息化建设和电子政务建设的需要,进一步加强档案信息资源建设,实现档案信息资源共享,根据国家、浙江省以及温州市有关标准、规范,以及乐清的工作实际,我局修订了《乐清市市直单位纸质档案数字化实施细则》和《乐清市市直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》,现印发给你们,原乐档〔2011〕17 号印发的《乐清市市直单位纸质档案数字化实施细则》和《乐清市市直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》同时作废,请各单位认真遵照执行。 附件:1.乐清市市直单位纸质档案数字化实施细则 2.乐清市市直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式 乐清市档案局 2015年3月10日 附件1 乐清市市直单位纸质档案数字化实施细则 1 范围 本细则规定了市直单位纸质档案数字化的主要技术要求。 本细则适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本细则的引用而成为本细则的条款。 GB/T 17235.1-1998信息技术 连续色调静态图像的数字压缩编码第一部分:要求和指南 GB/T l7235.2-1998信息技术 还续色调静态图像的数字压缩编码第二部分:一致性测试 GB/T l8894-2004 电子文件归档与管理规范 DA/T 31—2005 纸质档案数字化技术规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本细则。 3.1 数字化digitization 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 3.2 纸质档案数字化digitization of paper-based records 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 3.3 数字图像digital image 表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数,由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数,并在采样点上将值最小化后的阵列。 3.4 黑白二值图像 Binary image 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等。 3.4 连续色调静态图像continuous-tone still image 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中,通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。 3.5 分辨率resolution 单位长度内图像包含的点数或像素数,一般用每英寸点数(dpi)表示。 3.6 失真度distortion measure 对档案进行数字化转换后,数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。 3.7 可懂度intelligibility 数字图像向人或机器提供信息的能力。 3.8 图像压缩image compression 消除图像冗余或对图像近似的任一种过程,其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中,较常见的有TIFF(LZW)、JPEG等压缩格式。 3.9 标记图像文件格式 Tagged Image File Format(TIFF) 一种基于标记的无损(不丢失信息)压缩格式,用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。主要适用于黑白二值、灰度及彩色模式下的图像存储。 3.10 联合摄影专家组 Joint photographic Experts Group(JPEG) 一种丢失少量信息的压缩格式,尤其适用于屏幕和打印显示,支持所有主要的计算机平台和Web浏览器。主要适用于灰度以及彩色模式下的图像存储。 4 纸质档案数字化基本要求 4.1 数字化对象的确定原则 应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认,属于归档范围且应永久或长期保存、符合国家有关规定的档案可列入数字化加工的范围。 4.2 基本环节 纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。 4.3 过程管理 加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制,同时建立起完整、规范的记录。 5 档案整理 在扫描之前,根据档案管理情况,按下述步骤对档案进行适当整理,并视需要作出标识,确保档案数字化质量。 5.1 目录数据准备 按照《乐清市市直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》的要求,规范档案目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段类型和长度,并对错误或不规范的目录数据进行修改。 5.2 拆除装订 在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。 5.3 区分扫描件和非扫描件 按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。扫描文件区分的原则是:无关和重复的文件,以及文件形成过程中所产生的最后稿本外的其他各种稿本、参考资料、文件处理单等要剔除。 5.4 页面修整 破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。 5.5 档案整理登记 制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单。 5.6 装订 扫描工作完成后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,应注意保持档案的排列顺序不变,案卷不掉页、左边和底边整齐,做到安全、准确、无遗漏。 6 档案扫描 6.1 扫描方式 6.1.1 根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用专用数码平台进行扫描或者采用图像拼接方式处理。同一页面有两个以上文件,需分别扫描。 6.1.2 纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。 6.2 扫描色彩模式 6.2.1需永久或长期保存、向市档案馆移交的档案,一般应采用彩色模式进行扫描。 6.2.2普通文件、档案可采用黑白或灰度模式扫描。 6.3 扫描分辨率 6.3.1向市档案馆移交的档案,或需要进行OCR汉字识别的档案,扫描分辨率建议选择≥300dpi。 6.3.2其它档案扫描分辨率一般也建议选择≥200dpi。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。 6.4 扫描登记 认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,登记扫描的页数,核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。 7 图像处理 7.1 图像数据质量检验 7.1.1 对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理。 7.1.2 发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。 7.1.3 发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。 7.2 纠偏 对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,图像偏度不得大于1度。对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。 7.3 去污 去除扫描产生的污点。为最大限度保持档案的原貌,维护真实性,原档案自带的污点一般不做处理。 7.4 图像拼接 对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性。 8 图像存储 8.1 存储格式 8.1.1 用于代替原件保存和需要移交至市档案馆的档案,采用单页TIFF格式存储。存储时的压缩模式的选择,应以保证画面质量无损的前提下,尽量减小存储容量为准则。重要档案可以选择LZW压缩模式。 8.1.2 用于提供网络查询的扫描图像,也可存储为JPEG、CEB、PDF或其他格式。 8.2 图像文件的命名 8.2.1 命名原则 以纸质档案目录数据库为依据,将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号。通过档号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。 8.2.2 命名格式 8.2.2.1 命名格式(一) 对立卷改革之前的纸质档案进行扫描,其图像文件命名格式按照《乐清市市直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》规定执行,由全宗号、目录号、案卷号、页(张)号所组成,各字段间用“—”连接,即以xxxx-xxx-xxxxxx-xxxxxx.tif表示,数据结构见下表:
8.2.2.2 命名格式(二) 立卷改革后形成的纸质档案的扫描,其图像文件命名由全宗号、年度、保管期限、组织机构或问题、档案室编件号、页(张)号等六部分组成,各字段间用“-”连接,即以xxxx-xxxx-x-xx-xxxxx-xxxxxx.tif表示,数据结构见下表:
全宗号用四位代码标识,其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,建国后档案用“J”;后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。如“J002”表示建国后2号全宗。 年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2002”表示2002年。 保管期限用一位阿拉伯数字标识。其中,“0”表示无该项内容,“1”表示短期,“2”表示长期,“3”表示永久,“4”表示30年,“5”表示10年。 组织机构或问题是指作为分类方案的组织机构或问题名称的规范化简称。用两位字母标识,可以用简称中的汉语拼音第一个字母表示,其中“ZZ”表示无该项内容。 档案室编件号是归档文件的流水号,用五位阿拉伯数字标识,如“00034”表示第34个文件。 页(张)号:是案卷内文件每页(张)的顺序号。页(张)号用六位阿拉伯数字标识。如“000043”表示该卷的第43页(张)号。 9 目录建库 9.1数据格式选择 目录建库应选择通用的数据格式,向市档案馆移交时应转换为DBF格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。 9.2档案著录 按照《乐清市市直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》的要求进行著录,建立档案目录数据库。 9.3目录数据质量检查 核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确,发现不合格的数据应要求进行修改或重录。 10 数据挂接 10.1汇总挂接 档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为“合格”后,通过在线或离线方式加载到数据服务器。通过编制程序或借助相应软件,可实现目录数据对相关联的数字图像的批量、快速挂接。 10.2 交接登记 认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,记录数据关联后的页数,核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理办法。 11 数据验收 11.1 目录数据验收 以全宗的一个或多个目录为单元,随机抽查5%的数据,对条目数量及其著录项目内容的准确性进行逐条检查。其中,档号的合格率要求达到100%,其他项目抽检合格率要求达到95%以上(含95%)。合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100%。 11.2 图像数据验收 以全宗的一个或多个目录为单位,随机抽查5%的条目数据相对应的图像数据,对图像数量及其图像内容的准确性进行检查。图像应符合本规范中所规定的分辨率、文件格式及色彩模式。图像文件的命名必须与条目档号相一致,一致率要100%100%正确,完整性包括不准缺页、漏页。图像的倾斜度、清晰度、整洁度等技术指标,要求抽检合格率达到95%以上(含95%)。合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100%。 12 数据备份 12.1 备份范围 经验收合格的完整数据应及时进行备份。 12.2 备份方式 为保证数据安全,备份载体的选择应多样化,可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份,并注意异地保存。 12.2.1 在线备份 目录和扫描档案一般都应采用磁盘、磁带库等载体实行在线存储备份,保证档案的利用与安全。 12.2.2 离线备份 凡用作长久保存和需要移交至市档案馆的档案,应采用离线方式进行备份。备份载体可选用移动硬盘或DVD光盘。目录应与其相应的扫描档案保存在同一介质内。 12.3 数据检验 备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。 12.4备份标签 数据备份后应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理。 12.5备份登记 填写纸质档案数字化备份管理登记表单。 13 数字化成果管理 13.1 可选用在线和离线方式,配合相应的软件对数字化成果进行管理。 13.2 应加强对纸质档案数字化成果的管理,确保其安全、完整和长期可用。 13.3 纸质档案数字化成果提供网上检索利用时,应有制作单位的电子标识,并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。 附件2 乐清市市直单位档案室电子目录数据库 结构与交换格式 为适应档案现代化管理需要,建立全市统一的档案检索和管理体系,更好地开发档案信息资源,实现档案信息资源共享,特制定本标准。 1、范围 1.1 本标准规定了建国后文书档案目录数据交换的格式与要求。 1.2 本标准适用于乐清市档案馆、市直单位档案室建国后文书档案目录数据库结构与其目录数据的交换,档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。 2、定义 本标准采用下列定义: 2.1 档案目录 由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。 2.2 目录数据库 将档案目录依照一定的格式输入计算机内,可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。 2.3 案卷级目录 登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。 2.4 文件级目录 登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。 2.5 数据 对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。 2.6 记录 完整描述一件事物的相关数据处理单元。 2.7 字段 记录中可标识的特定范围数据。 2.8 字段名称 字段(著录项目)的显示名称。 2.9 字段名 数据库中用于字段实际存取的名称。 2.10 字段值 字段的取值范围,可以选择输入。 2.11 必须著录项目 指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库,各馆室进行数据交换时,必须有的项目。 2.12 选择著录项目 指各单位可根据本档案室数据库的情况和目标,选择所需的著录项目。选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段 名、字段、类型和长度。 3、数据库结构与著录格式 本标准包括《案卷级目录数据库结构与著录格式》、《文件级目录数据库结构与著录格式I》和《文件级目录数据库结构与著录格式II》等三种数据交换格式。 《案卷级目录数据库结构与著录格式》和《文件级目录数据库结构与著录格式I》适用于文书立卷改革前的档案目录。《文件级目录数据库结构与著录格式II》适用于按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案目录。 3.1 案卷级目录数据库结构与著录格式 3.1.1 案卷级目录数据库结构(见表1) 案卷级目录数据库结构一览表
3.1.2 案卷级目录著录格式 3.1.2.1 档号、全宗号、目录号、案卷号、题名、全宗名称、文件起始时间、文件终止时间、保管期限、案卷总页数为必须著录项目,其他著录项目为选择著录项目。 3.1.2.2 档号:是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。此处档号由全宗号、目录号、案卷号组成,档号组成的顺序为:全宗号—目录号—案卷号,用数字表示,各字段间用“-”连接,如:J123-001-000002。 3.1.2.3 全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,建国后档案用“J”;后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。如“J002”表示建国后2号全宗档案。 3.1.2.4 目录号:是全宗内案卷所属目录的代码。目录号以三位阿拉伯数字标识。可按不同时间,不同组织机构,不同保管期限,不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。如“003”表示目录号。 3.1.2.5 案卷号:案卷排列的顺序号。案卷号用六位阿拉伯数字标识。按目录内的案卷排列次序流水编号,不应有空号,也不应有重复号。如“000123”表示案卷号。若有之一、之二卷,则在案卷号后用阿拉伯数字标识,加“()”。如“123(2)”表示123号卷的第二卷。 3.1.2.6 题名:又称案卷标题,是表达档案中心内容、形式特征的名称。案卷题名不能提示案卷内容或题名过于冗长,一般应重新拟写,将原题名修改好再著录。 3.1.2.7 全宗名称:立档单位的规范化称呼。 3.1.2.8 时间项:指卷内文件起止日期,分为起始时间和终止时间。时间项著录到月为止。时间项一律用6位阿拉伯数字表示,第1-4位表示年,第5-6位表示月。如“198108”表示1981年8月。 文件时间不完整或部分时间字迹不清时,起码应考证出年份,其次考证出月。月考证不出,以“0”补之。考证不出准确年份,可著录大致年份。如50年代的,起始时间著录为“195001”;终止时间著录为“195912”。 3.1.2.9 保管期限:立卷时划定的案卷保管期限,一般由立卷人填写。保管期限一般分为永久、长期、短期、30年、10年五种,用中文表述。 3.1.2.10 案卷总页数:指案卷内的文件总页数,用阿拉伯数字表示。 3.1.2.11 密级:指文件保密程度的等级。案卷以卷内文件密级最高的文件作为该案卷的密级。按GB/T 7156-1987《文献保密等级代码》将文献保密等级划分为六个等级,名称与代码如下: 文献保密等级代码
著录时应著录汉字。密级一般按文件形成时所定密级著录,对已升、降、解密的文件,应著录新的密级,根据《中华人民共和国政府信息公开条例》,对已公开的政务信息应注明“公开”,国内级可不著录。 3.1.2.12 馆编案卷号:为档案馆编制的案卷排列的顺序号。案卷号用六位阿拉伯数字标识。按目录内的案卷排列次序流水编号,不应有空号,也不应有重复号。如“000123”表示案卷号。若有之一、之二卷,则在案卷号后用阿拉伯数字标识,加“()”。如“123(2)”表示123号卷的第二卷。 3.1.2.13 分类号:分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录。案卷内容有多少主题就标引多少分类号。多个分类号之间用“;”间隔。 3.1.2.14 关键词:是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。关键词可标引分类号的汉语类名。多个关键词之间用“;”间隔。 3.1.2.15 主题词:主题词按照《档案主题标引规则》、《中国档案主题词表》、中共中央办公厅《公文主题词表》、《国务院公文主题词表》及本专业、本单位的规范词表进行标引。文件内容有多少主题标引多少主题词。多个主题词之间用“;”间隔。 3.1.2.16 载体规格:标准的文书档案,如16K,A4纸的文件不著录,其他特殊类型的档案应著录。规格指档案载体的尺寸及型号。 例1:105mm*148mm 例2:3/4英寸。 3.1.2.17 载体数量:特种载体档案著录,其他档案不著录。数量用阿拉伯数字表示,单位用档案物质形态的统计单位,如“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。 3.1.2.18 附注:著录档案中需要解释和补充的事项。 3.1.2.19 全文标识:用于访问全文。文件正文有电子文件形式的著录,无电子文件形式的不著录。全文标识的具体著录格式与方法另文规定。 3.2 文件级目录数据库结构与著录格式I 3.2.1 文件级目录数据库结构(见表2) 文件级目录数据库结构I一览表
3.2.2 文件级目录I著录格式 3.2.2.1 档号、全宗号、目录号、案卷号、页(张)号、正题名、责任者、文件形成时间、文件编号、保管期限、密级为必须著录项目,必须著录项目除文件编号、密级可以为空外,其余字段不可为空,其他著录项目为选择著录项目,字段可为空。 3.2.2.2 档号:是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。此处档号由全宗号、目录号、案卷号、张页号组成,档号组成的顺序为:全宗号—目录号—案卷号—张页号,用数字表示,各字段间用“-”连接,如:J123-001-000002-000002。 3.2.2.3 全宗号:见3.1.2.3 。 3.2.2.4 目录号:见3.1.2.4 。 3.2.2.5 案卷号:见3.1.2.5。 3.2.2.6 页(张)号:是案卷内文件每页(张)的顺序号。页(张)号用六位阿拉伯数字标识。如“000043”表示该卷的第43页(张)号。 3.2.2.7 正题名:文件的文首的题名。有副题名原文照录于正题名后。没有题名,依据其内容拟写题名,并加“[ ]”号。题名不能揭示内容时,原题名照录,并根据其内容另拟题名附后,加“[ ]”号。 3.2.2.8 责任者:是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人,亦即文件的署名者。联合行文的责任者,应著录列其首位的责任者,立档单位本身是责任者的必须著录,最多著录三个,责任者之间以“;”号相隔,被省略的责任者用“[等]”表示。个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录职务、职称或其他身份,并加“()”号。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。 3.2.2.9 文件编号:是文件制发机关的发文字号。文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的,著录主办机关的文件编号,其他文件编号可著录在附注中。文件编号的括号原文可能采用各种符号,本标准规定,一律用“[ ]”著录。 3.2.2.10 文件形成时间:一般公私文书、信札为发文时间。决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。条约、合同、协议为签署时间。时间项一律用8位阿拉伯数字表示,第1-4位表示年,第5-6位表示月,第7-8位表示日。如“19810824”表示1981年8月24日。 文件时间不完整或部分时间字迹不清的著录。月日缺少或不清部分以“0”补之;年缺少或不清,应考证出年份,加“[ ]”号。考证不出年份,应考证出大致年份,著录该年代的起始年份,月日用“0”表示,加“[ ]”号。如五十年代的文件,著录为“[19500000]”。 3.2.2.11 保管期限:见3.1.2.9 。 3.2.2.12 密级:见3.1.2.11 。 3.2.2.13 附件:附件是指文件正文后的附加材料,只著录附件题名。有多个附件时,应逐一著录各附件题名。附件过多,题名又具有独立检索意义时,应另行著录条目,但应在附注中加以说明。 3.2.2.14 稿本:是指文件的文稿、文本和版本。稿本依据实际情况著录为草稿、定稿、手稿、正本、副本、试行本、修订本等。 3.2.2.15 文件页数:指案卷内一份文件的页数。 3.2.2.16 馆编案卷号:见3.1.2.12。 3.2.2.17 盒号:表示文件所在盒的顺序号。 3.2.2.18 分类号:见3.1.2.13 。 3.2.2.19 3.2.2.20 3.2.2.21 载体规格:见3.1.2.16 。 3.2.2.22 载体数量:见3.1.2.17。 3.2.2.23 附注:见3.1.2.18。 3.2.2.24 文件所涉人名:著录人事任免、处分、案件等档案内容中所提及的人名。 3.2.2.25 全文标识:见3.1.2.19。 3.3 文件级目录数据库结构与著录格式II 3.3.1 文件级目录数据库结构(见表3) 文件级目录数据库结构II一览表
3.3.2 文件级目录II著录格式 3.3.2.1 档号、全宗号、年度、保管期限、组织机构或问题、档案室编件号、正题名、责任者、文件形成时间、文件页数、文件编号、密级为必须著录项目,必须著录项目除组织机构或问题、文件编号、密级可以为空外,其余字段不可为空。其他著录项目为选择著录项目,字段可为空。 3.3.2.2 档号:是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。此处档号由全宗号、年度、保管期限、组织机构或问题、档案室编件号等五部分组成,各字段间用“-”连接。档号组成的顺序为:全宗号-年度-保管期限-组织机构或问题-档案室编件号组成。其中保管期限用一位数字标识,“0”表示无该项内容,“1”表示短期,“2”表示长期,“3”表示永久,“4”表示30年,“5”表示10年;组织机构或问题用两位字母标识,可以用简称中的汉语拼音第一个字母表示,如无该项内容,则用“ZZ”表示。 3.3.2.3 全宗号:见3.1.2.3 。 3.3.2.4 年度:按照DA/T2000《归档文件整理规则》整理的档案,年度指文件形成年度,是一种分类方法。年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2002”。 3.3.2.5 保管期限:见3.1.2.9。 3.3.2.6 组织机构或问题:按照DA/T2000《归档文件整理规则》整理的档案,应著录组织机构或问题。组织机构或问题是指作为分类方案类目的组织机构或问题名称或规范化简称,用中文表示。 3.3.2.7 档案室编件号:档案室编件号是档案室依据DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理而给予文件的排列顺序号。用五位阿拉伯数字标识。如“00034”。 3.3.2.8 正题名:见3.2.2.7。 3.3.2.9 责任者:见3.2.2.8 。 3.3.2.10 3.3.2.11 文件形成时间:见3.2.2.10 。 3.3.2.12 文件页数:此处指纸质文件的页数。 3.3.2.13 密级:见3.1.2.11。 3.3.2.14 附件:见3.2.2.13 。 3.3.2.15 稿本:见3.2.2.14。 3.3.2.16 盒号:见3.2.2.17 3.3.2.17 分类号:见3.1.2.13。 3.3.2.18 3.3.2.19 3.3.2.20 载体规格:见3.1.2.15 。 3.3.2.21 载体数量:见3.1.2.17。 3.3.2.22 附注:见3.1.2.18。 3.3.2.23 文件所涉人名:见3.2.2.24 。 3.3.2.24 全文标识:见3.1.2.19。 4、目录数据组织与交换要求 4.1 本标准规定的目录数据交换文件的组织方式是以.dbf为扩展名的关系型数据库文件。 4.2 本标准涉及的各种符号,如“*”、“[ ]”、“()”、“;”等等,在计算机录入时,一律用“半角”录入。 4.3 经过加密处理的目录移交文件必须解密后移交,保证可读性。登记备份的目录可加密备份,移交时应注明密级。 4.4 目录移交盘应带有外部标识,注明全宗名称、全宗号、档号范围、年度、盘号、文件名称及其他相关信息。 4.5 光盘刻录后必须封口,确定光盘不能再添加其他数据。 4.6 目录移交盘采用光盘或其他移动介质。网上传递仅限党委和政府内部网络。 4.7 目录移交文件应经过材质、内容、病毒等检测,材质符合要求、内容完整、且又不带病毒才能接收。
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||